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Teletrabajo: Herramientas, seguridad y tips

En la actualidad, el teletrabajo se está haciendo presente en muchas empresas, que han optado por enviar a sus empleados a cumplir funciones desde sus casas, facilitándoles (en muchos casos) los medios para que realicen las actividades propias de la empresa, pero a distancia.

En nuestra Agencia de Marketing Online, Econsultoria, sabemos mucho de ello, por eso queremos poner nuestro granito de arena para ayudar a todos aquellos empleados que se inician en el mundo del teletrabajo.

6 herramientas para el teletrabajo

Vamos a empezar con las herramientas que te ayudarán a ser más productivo a distancia. El objetivo es poder llevar a cabo un flujo de trabajo igual que si estuvieses presente en la empresa.

Trello

Trello se trata de una plataforma para colocar las tareas, asignarlas a un responsable y asignar el tiempo de entrega.

Zoho

Zoho es una herramienta de trabajo más sofisticada, que te permitirá crear grupos de trabajo, asignar tareas, etc….

Zoom Meeting

Zoom es muy útil para hecer videollamadas o conferencias.

LastPass

Lastpass para almacenar contraseñas. En caso de tener que gestionar diferentes contraseñas es muy útil para compartirlas entre diferentes empleados y con la mayor seguridad.

Sesame

Sesame es una app para el control de la jornada laboral y que también te permite organizar turnos, recibir informes, etc…

Drive

Si no cuentas con una plataforma interna donde guardar los archivos de forma compartida, Drive es una buena opción para que todos tengáis acceso a todos los archivos.

Y si quieres conocer más herramientas, no te pierdas los mejores gestores de proyectos.

Otros aspectos a tener en cuenta en el teletrabajo

Dispositivos electrónicos

Suena evidente, pero es imprescindible. Es muy importante que cuentes con un ordenador, tablet o smartphone con buenas funcionalidades que te permita realizar el teletrabajo de forma eficaz. Un ordenador con una buena capacidad es importante al igual que debes de tener en cuenta la resolución de la pantalla. Piensa que vas a pasar muchas horas frente al ordenador, por lo que es mejor que inviertas tú o tu empresa para que la productividad sea la mayor posible.

Te recomendamos además, que si tu ordenador es portátil, le incluyas un teclado y mouse externo para mayor comodidad.

Las Tablet y smartphones también son muy útiles, ya que en ocasiones podrás gestionar el trabajo desde estos dispositivos en caso de moverte.

Excelente conexión a Internet

Otro aspecto que es muy importante es la conexión a Internet, sobre todo si necesitas mantener comunicación con tu grupo de trabajo de forma constante. Así mismo, para enviar las actividades, subirlas a la nube o descargar información, Internet es vital.

Mobiliario

Trabajar desde casa tiene muchas ventajas, entre ellas que estás en un espacio cómodo, pero no es lo mismo trabajar en la cama unos minutos que pasar largas horas llevando a cabo una actividad. Para ello es importante que tengas una mesa de trabajo donde puedas apoyar todo lo que necesitas (dispositivos electrónicos, cuaderno de notas, lápices, agenda, entre otros) y una silla cómoda y que te cubra toda la espalda. Creeme, tras 8 horas mínimo de trabajo, lo agradecerás.

Espacio iluminado

No olvides la importancia de contar con un espacio con buena iluminación sea natural o artificial, que también sea fresco y con pocas distracciones, para que puedas sentirte en un ambiente agradable ejecutando tus actividades laborales diarias. Como si estuvieras en la oficina, pero desde la comodidad de tu casa. 

¿Nuestro consejo? Lo ideal es que montes tu oficina en una estancia independiente solo dedicada a este uso. Mejor que no coincida con ninguna zona de descanso de tu casa (salón, dormitorio…), y que una vez terminada la jornada laboral cierres la puerta y hasta el próximo día. Aunque no te lo creas, si el teletrabajo se va a convertir en tu forma habitual de trabajo, es muy importante poder separar los espacios, siempre que sea posible.

¿Qué tener en cuenta para mantener la seguridad del trabajo?

No comprometer la seguridad de la empresa también es importante por lo que debes de tener en cuenta:

  • Conexiones VPN que brinden mayor seguridad para trabajar de manera remota con los productos de la empresa. Así mismo, para proteger la ubicación, las contraseñas y los usuarios.
  • Utiliza antivirus que protejan tus equipos.
  • Cuida las contraseñas recibidas por parte de la empresa. A través del teletrabajo es posible que tengas acceso a sitios web protegidos.
  • Realiza una copia de seguridad de las actividades que realizas. Esto garantiza que si hay un fallo tengas un respaldo de todo lo ejecutado.

Tips rutinarios para hacer teletrabajo

El teletrabajo es una opción que en muchos casos es muy viable pero siempre requiere de la responsabilidad y compromiso del empleado.  Puede resultar una opción exitosa y rentable si la gestionas con responsabilidad y compromiso. Aquí te dejamos algunos tips para hacer un teletrabajo exitoso:

  • No trabajes en pijama, créate un hábito como si fueras a la oficina. Así tu cerebro entiende que es momento de trabajar y estarás más activo. Una ducha y cambio de ropa te vendrán muy bien.
  • Organiza tu horario de trabajo, si dispones de 8 horas laborales planifica tu agenda para que cumplas tus actividades en esa cantidad de horas.
  • Toma descansos de 10 minutos cada 2 horas pero nada de quitar el friegaplatos ni preparar la comida. Desconecta, hazte un café, mira por la ventana, tómate un tentempié…Es bueno para estirar las piernas y descansar los ojos del ordenador.  
  • Debes ser tú y tu familia conscientes de que durante tus horas laborables trabajas y no puedes estar pendiente de otras cosas.
  • Si cuentas con flexibilidad horaria, opta por madrugar todo lo que puedas y así podrás disfrutar de la tarde libre.
  • Organiza tu agenda: El domingo planifica la agenda de forma semanal y cada noche organiza tu agenda del día siguiente. Es recomendable que dejes el viernes sin tareas para poder hacer todo aquello que te quede pendiente.
  • Valora tus horas de mayor productividad. Con el paso de las horas, nuestro poder de concentración va disminuyendo por lo que quizás te compense más a primera hora comenzar con aquellas tareas que impliquen mayor concentración y a última aquellas que requieran un trabajo más práctico u organizativo.

El teletrabajo es una opción que en la actualidad está teniendo mucha demanda y ya son muchas empresas las que optan por contratar personal que pueda realizar teletrabajo. Pero no lo olvides, es muy importante la responsabilidad y organización por parte del empleado.

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